JURIDISCH & COMPLIANCE
Algemene Voorwaarden FleetReport
Laatst gewijzigd: augustus 2026
Download als PDF
Artikel 1: Definities & Toepasselijkheid
1.1 FleetReport verleent B2B Software-as-a-Service (SaaS) diensten voor de geautomatiseerde berekening van CO₂-emissies conform ISO 14083 en CSRD-richtlijnen.
1.2 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van FleetReport. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Gebruiker wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 2: “Fair Play” Data-Aanlevering & Deadlines
2.1 FleetReport herinnert de Gebruiker tijdig aan de maandelijkse aanleverdeadline. Indien de Gebruiker de benodigde bronbestanden later aanlevert dan de 3e werkdag van de maand, ligt het risico voor eventuele gevolgen (zoals het mislopen of verliezen van lopende contracten bij opdrachtgevers) volledig bij de Gebruiker.
2.2 Indien de tankpassen en rittenlijsten van de Gebruiker correct en tijdig worden aangeleverd, garandeert FleetReport een sluitend rapport conform de geldende normen. Indien de input foutief of incompleet is, kan FleetReport de juistheid van de output niet garanderen.
Artikel 3: Verantwoordelijkheid Brondata (“Garbage In, Garbage Out”)
3.1 De Gebruiker is verplicht om voorafgaand aan elke data-ingestie in het dashboard te verklaren dat de aangeleverde ritten- en gewichtsdata intern is gecontroleerd en correct is.
3.2 FleetReport biedt een administratieve transformatielaag die berekeningen uitvoert op basis van deze gegevens. De contractuele en wettelijke eindverantwoordelijkheid voor de juistheid, volledigheid en keten-kwaliteit van de bronbestanden blijft te allen tijde volledig bij de Gebruiker liggen.
Artikel 4: Uitsluiting Aansprakelijkheid bij Invoerfouten Chauffeurs
4.1 FleetReport is nimmer aansprakelijk voor afwijkingen, fouten of vertragingen in de CO₂-rapportages die het gevolg zijn van foutieve invoer door chauffeurs bij externe systemen (zoals het invoeren van onjuiste kentekens of kilometerstanden bij laad- of brandstofautomaten).
4.2 Indien data als ‘Unmatched Data’ wordt geïsoleerd, is FleetReport niet verplicht deze automatisch binnen de reguliere deadline te verwerken, tenzij de Gebruiker de gecorrigeerde gegevens tijdig aanlevert.
Artikel 5: Factuurdatum-Methodiek
5.1 De CO₂-uitstoot wordt berekend op basis van de feitelijke brandstofinkoop (factuurdatum van de tankpas) binnen de betreffende maand.
5.2 Afwijkingen door brandstof die aan het eind van de kalendermaand is getankt maar feitelijk in de volgende maand is verbruikt, worden administratief niet gecorrigeerd.
Artikel 6: Geen Garantie op Externe Acceptatie & Vrijwaring van Boetes
6.1 FleetReport levert rapportages conform de ISO 14083-richtlijnen, maar is niet verantwoordelijk of aansprakelijk indien een externe accountant, audit-instantie of specifieke eindklant van de Gebruiker aanvullende eisen stelt of het rapport afkeurt.
6.2 FleetReport aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor directe of indirecte commerciële schade, misgelopen contracten, uitsluiting van aanbestedingen of boetes die de Gebruiker worden opgelegd door derden.
Artikel 7: Status conform de EU AI Act (Human-in-the-Loop)
7.1 De software van FleetReport functioneert niet als autonoom beslissingsorgaan. Datatransformaties voorbereid door algoritmes of AI worden onderworpen aan verplichte menselijke validatie (Human-in-the-loop).
7.2 Hierdoor valt de software expliciet in de laagste risicoklasse (“Minimaal Risico”) conform de Europese AI-verordening (EU AI Act).
Artikel 8: Intellectueel Eigendom & Geanonimiseerde Data
8.1 Alle rechten van intellectueel eigendom op de software, het platform en de rapportagestructuren berusten uitsluitend bij FleetReport.
8.2 De Gebruiker blijft eigenaar van de ingevoerde brondata. Voor zover de brondata persoonsgegevens bevat, verwerkt FleetReport deze in overeenstemming met de AVG en de bijbehorende Verwerkersovereenkomst (DPA). FleetReport verkrijgt het recht om ingevoerde data in geanonimiseerde en geaggregeerde vorm te gebruiken voor kwaliteitsverbetering, analytics en het opstellen van sector-benchmarks.
Artikel 9: Aansprakelijkheidscap & Onderhoud
9.1 De totale aansprakelijkheid van FleetReport is te allen tijde beperkt tot maximaal het bedrag dat de Gebruiker in de afgelopen 3 maanden aan abonnementsgeld heeft betaald. Indirecte schade en gevolgschade zijn volledig uitgesloten.
9.2 FleetReport verplicht zich ertoe om bij wijzigingen in de EU-regels of ISO-normen de software zo snel mogelijk naar de nieuwste standaarden te updaten.
Artikel 10: Betaling, Schorsing & Toepasselijk Recht
10.1 Betaling van abonnementsgelden dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Bij overschrijding heeft FleetReport het recht de toegang tot het platform op te schorten.
10.2 Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.
10.3 De SaaS-overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en is door beide partijen opzegbaar met inachtneming van een opzegtermijn van 1 kalendermaand.