Privacy Policy FleetReport


Laatst bijgewerkt: augustus 2026

FleetReport (onderdeel van Flux Group B.V.) respecteert de privacy van bezoekers, klanten en gebruikers van haar website en geautomatiseerde diensten. In dit Privacy Statement leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gebruiken en hoe wij zorgen voor een strikte beveiliging en geautomatiseerde anonisering, geheel in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en toepasselijke Europese wetgeving.

  1. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen gegevens wanneer u onze website bezoekt, een gratis CO₂ Data-Check aanvraagt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze rapportagediensten. Het gaat hierbij om:

Contact- en bedrijfsgegevens: Naam, functietitel, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en KvK-nummer.

Upload- en transportdata: Rittenadministraties, brandstofoverzichten, kentekengegevens en TMS-bestanden die u uploadt voor het genereren van een emissierapportage.

Technische gegevens: Geanonimiseerde IP-adressen, browsertype en interactiegegevens op onze website ten behoeve van een veilige en correcte werking van ons platform.

  1. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

FleetReport verwerkt uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Het genereren en opleveren van ISO 14083- en CSRD Scope 3-compliant CO₂-emissierapportages.

Het uitvoeren van de gratis geautomatiseerde CO₂ Data-Check.

Het opstellen van geaggregeerde, geanonimiseerde marktbenchmarks en emissie-analyses ten behoeve van de verduurzaming van de logistieke sector.

Het communiceren over uw aanvraag, rapportagestatus of inhoudelijke ondersteuning bij verantwoording richting accountants of opdrachtgevers.

Het voldoen aan onze wettelijke, administratieve en audit-verplichtingen.

  1. Data-minimalisatie, Automatische Anonisering & EU AI Act Compliance

FleetReport is ontworpen volgens het principe van Privacy by Design & Default. Om onze geautomatiseerde ISO-berekeningen uit te voeren, hanteren wij de volgende waarborgen:

Geautomatiseerde Anonisering: Niet-relevante persoonsgegevens (zoals BSN-nummers, privénamen of exacta thuisadressen van chauffeurs) worden direct bij de ingang van de verwerkingspijplijn geautomatiseerd gefilterd en gewist.

Geaccrediteerde Emissie-engines: Berekeningen worden uitgevoerd conform het GLEC-framework en de ISO 14083-normering via hoogwaardige rekeninfrastructuur.

Human-in-the-Loop (EU AI Act Compliance): Geautomatiseerd gegenereerde rapportages worden vóór definitieve vrijgave gecontroleerd en gevalideerd door een menselijke expert om de hoogste accuraatheid te waarborgen.

  1. Bewaartermijnen & Data-verwerking

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

Geüploade bronbestanden: Ruwe TMS-, ritten- en brandstofbestanden worden na de definitieve oplevering van de CO₂-rapportage maximaal 30 dagen in ons beveiligde archief bewaard ten behoeve van eventuele audit-vragen of hercontroles. Na deze termijn worden de ruwe bronbestanden automatisch en definitief gewist uit al onze operationele systemen.

Geaggregeerde & Geanonimiseerde Trenddata: FleetReport zet verwerkte CO₂-emissieresultaten om in geaggregeerde en geanonimiseerde datasets (waarin individuele bedrijven, voertuigen, chauffeurs of locaties op geen enkele wijze meer herleidbaar zijn). Deze niet-herleidbare statistische data wordt bewaard voor marktanalyses, sectorale benchmarks en onderzoeks- of rapportagedoeleinden.

Contact- en factuurgegevens: Administratieve gegevens worden bewaard conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

  1. Delen met derden & Sub-verwerkers

FleetReport verkoopt, verhuurt of deelt uw identificeerbare bedrijfs- of persoonsgegevens nooit met derden voor commerciële of marketingdoeleinden.

Gegevens worden uitsluitend verwerkt door gecontracteerde sub-verwerkers (zoals onze ISO 27001 gecertificeerde Europese cloudinfrastructuur). Met al onze sub-verwerkers zijn strikte verwerkersovereenkomsten (DPA’s) gesloten die garanderen dat uw data uitsluitend binnen de Europese Unie blijft en op het hoogste beveiligingsniveau wordt beschermd. Uitsluitend volledig geanonimiseerde en geaggregeerde sector-benchmarks (die op geen enkele wijze te herleiden zijn tot uw onderneming of uw klanten) kunnen worden ingezet voor rapportages of marktanalyses richting sector-instanties of overheden.

  1. Beveiliging

Het waarborgen van de veiligheid van uw data is onze hoogste prioriteit. FleetReport neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen:

Alle dataoverdracht (uploaden en downloaden) verloopt via een hoogbeveiligde TLS 1.3 versleutelde SSL-verbinding.

Opgeslagen gegevens op onze Europese servers zijn versleuteld middels AES-256 encryptie (zowel in rust als in transport).

Toegangsbeheer is strikt gebaseerd op het 'least-privilege' principe.

  1. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking of om gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken. U kunt een verzoek hiertoe indienen via info@fleetreport.nl. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij aanvullende informatie vragen.

  1. Wijzigingen & Contact

FleetReport behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement aan te passen indien wetgeving of onze werkwijze daartoe noopt. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website.

Voor vragen over privacy, gegevensverwerking of onze bewaartermijnen kunt u contact opnemen met:

FleetReport (a brand of Flux Group B.V.)

E-mail: info@fleetreport.nl